Suivre l’activité de mon entreprise grâce à mon Business plan

Le Business plan vous sert notamment à traduire votre stratégie en termes financiers. Vous vérifiez ainsi la viabilité de votre projet. Mais ces prévisions financières vont aussi vous permettre de suivre l’évolution de l’activité de votre entreprise, en rapprochant vos prévisions de ce qui est réalisé. Les tableaux de bords de suivi de l’activité sont des outils qui permettent de vérifier que les équilibres financiers présentés dans le Business plan, sont respectés. Si les prévisions ne sont pas conformes à la réalité (ce qui arrive fréquemment, rassurez-vous, car le Business plan n’est pas une boule de cristal, alors il est important de réviser les chiffres en tenant compte de la situation réelle.

Prévisions financières : Pourquoi suivre l’activité de votre entreprise ?

Suivre l’activité vous permet de piloter votre entreprise. Grâce à ce suivi, vous êtes en mesure d’anticiper les mauvaises surprises et de corriger le tir, le cas échéant. Quels sont les évènements qui peuvent survenir et mettre à mal vos prévisions ? Il peut s’agir, par exemple, de problèmes de trésorerie, d’un recrutement plus long que prévu, d’une montée en charge inattendue, etc.

>> Lire l’article : Le Business plan n’est pas une boule de cristal

Comment construire son tableau de bord de suivi d’activité ?

Il existe des tableaux de bord spécifiques à chaque activité. De manière générale, ils synthétisent les éléments clés liés à l’évolution de votre entreprise. Il est nécessaire tout d’abord que vous sachiez ce que vous souhaitez mesurer, et ensuite, de fixer des objectifs réalistes et pertinents. Les indicateurs que vous choisirez sont de différentes natures :
• Indicateurs économiques pour mesurer des résultats ou des coûts (CA par produit, CA par client, marge, achats de marchandise, stock de produits finis, coûts de transports, etc.) ;
• Indicateurs de qualité (qualité des produits, de la logistique, du SAV, temps de traitement des commandes, délais de livraison, satisfaction des clients, etc.) ;
• Indicateurs de mesure de la performance humaine (par exemple, dans une unité de production) ;
• Indicateurs qualitatifs de suivi de projets.
En principe, vous aurez déjà mené cette réflexion à l’occasion de la construction de votre Business plan : vos indicateurs sont donc clairement définis. Construisez maintenant un simple tableau faisant apparaître pour chaque indicateur, dans le détail et à une fréquence hebdomadaire ou mensuelle par exemple, ce qui était prévu, ce qui réalisé et l’écart constaté. Ce tableau doit bien entendu indiquer quelles sont les décisions prises en cas d’écart.

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Analyser les écarts et mettre en place les actions correctrices

Lorsque vous constatez un écart majeur entre les prévisions financières présentées dans le Business plan et l’activité réelle de votre entreprise, vous devez identifier dans un premier temps les raisons de cet écart. Est-il dû à la conjoncture ? Vos objectifs étaient-ils trop ambitieux ? L’effort commercial a-t-il été suffisant ? Des difficultés sont-elles apparues en interne ? Selon le diagnostic que vous établirez, vous mettrez en place les actions correctrices pertinentes pour redresser la situation et augmenter les performances de votre entreprise. La présence d’indicateurs permet de réagir rapidement et de manière ciblée.

En vous appuyant sur des tableaux de bord soigneusement construits en fonction de l’activité de votre entreprise, vous êtes réellement en mesure de la piloter : vous disposez de précieux indicateurs sur sa santé financière, vous anticipez ou identifiez rapidement les éventuels écarts de manière à les corriger.

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