Trucs & Astuces : Utiliser les bons outils pour construire votre Business plan

Vous vous préparez à travailler sur le Business plan de votre projet. Il est important, avant de vous lancer, de choisir les bons outils pour construire votre business plan, en fonction de critères liés à l’efficacité, la capacité d’évolution, la possibilité d’identifier les différentes versions et contributeurs, etc. Nous vous indiquons ci-dessous quelques exemples de critères à prendre en compte, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps dans la construction de votre Business plan.

Différencier les outils d’élaboration du Business plan de ceux de présentation

Vous avez sans doute pensé à Excel pour modéliser votre projet, réaliser tous les calculs et mettre en place les hypothèses. Cela semble tout à fait raisonnable. Par contre, sachez qu’Excel n’est pas adapté à une présentation : il ne permet pas de mettre en valeur des informations chiffrées qui deviennent rapidement illisibles, ce qui à coup sûr vous vaudra une perte d’attention de votre auditoire, quelle que soit la qualité de votre travail. Pour présenter votre Business plan, choisissez plutôt Word ou PowerPoint, ou toute autre application favorisant la structuration et la mise en forme de textes.

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S’assurer d’une utilisation homogène des outils

Vous avez choisi d’utiliser Excel (ou toute autre application de ce type) pour travailler sur votre plan financier. Il est nécessaire de vous assurer que toutes les personnes impliquées dans la construction de votre Business plan disposent aussi de ce logiciel, de la même version que vous et qu’ils en ont une maîtrise suffisante pour en utiliser les fonctions.

Utiliser les outils de gestion de projet pour le suivi

Le suivi de votre projet nécessite d’entrer dans des détails plus fins que ne vous le permet votre Business plan. Choisissez pour cela un outil de reporting standard qui s’appuie généralement sur une unité de temps mensuelle ou trimestrielle, et permet d’organiser entre elles les différentes étapes de votre projet.

Harmoniser votre modèle financier avec l’organisation de votre comptabilité analytique

Il peut être intéressant, lorsque votre projet sera lancé, d’établir une comparaison entre le réalisé et le prévisionnel. Pour simplifier ce travail, il est important de le prévoir lors de la construction du modèle financier, dans votre Business plan : par exemple, votre modèle financier peut être structuré dès le départ par produit, par secteur d’activité, par région…

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Garder une trace des différentes versions de votre Business plan

Assurez-vous que l’outil de création de Business plan que vous utilisez gère les versions et les contributeurs : il est inévitable que vous rédigiez plusieurs versions avant d’arriver à la version définitive. Ces différentes versions doivent être documentées (quelles sont les modifications, qui les a faites et pourquoi, quel impact sur le modèle financier) de manière à ce que vous puissiez expliquer les raisons des modifications réalisées et en assurer le suivi.

Faire évoluer facilement votre Business plan

Au fur et à mesure de la construction de votre Business plan, votre pensée évolue, l’environnement change, ce qui peut avoir une influence sur le projet, lui-même. Les outils de création de Business plan que vous choisissez doivent être souples et faciliter ces adaptations.

Être autonome dans l’utilisation des outils

Le partage de fichiers entre plusieurs personnes nécessite d’adopter des règles de bonnes conduites et de communication transparente. Si une seule personne a la maitrise d’un fichier et qu’elle est malheureusement absente le jour J, il est probable que cela mette en péril la présentation du projet. Si plusieurs personnes ont accès aux fichiers, cela demande une grande rigueur pour éviter que des données ou des formules de calcul par exemple, soient écrasées par manque de compréhension du fonctionnement de l’outil. De même, les règles de sauvegardes doivent être précisément définies (noms de fichiers, emplacements, dates de mises à jour, etc.) afin que chacun soit en mesure de trouver facilement l’information qu’il recherche.

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